Для подтверждения определенного уровня качества и безопасности продукции могут потребоваться обязательные разрешения. Их требуют таможни, надзорные органы. Если товар не сертифицируется в обязательном порядке, то на него возможно заказать отказное письмо. Это подтверждение того, что на товарную продукцию не требуется получать определенные разрешения. 
Для чего вам может потребоваться отказное письмо?
Отказное письмо — это подтверждение факта, что на товар не требует оценки безопасности и соответствия в какой-либо системе сертификации. Данный документ получают в добровольном порядке. Его могут потребовать работники таможни в случае, если возникнут сложности с идентификацией товаров. Документ позволит убрать даже формальные препятствия, возникающие в процессе обращения продукции. Бумага помогает устранить спорные ситуации с проверяющими организациями, покупателями, заказчикам. Сделать заказ на отказное письмо могу индивидуальные предприниматели, а также различные юридические лица. Частным лицам такая услуга недоступна.
Отказное письмо потребуется в следующих ситуациях:
- Общепринятое наименование не идентично с названием из классификаторов.
- Возникла новая область применения товара, которая отлична от стандартных.
- Изделие отличается инновационностью, требуется проверка экспертов для определения характеристик и свойств.
- Продукция не попадает под описание ни одного актуального технического регламента.
- Товар попал в исключения нормативно-законодательных документов.
Как выглядит такая документация?
У отказного письма отсутствует установленный образец. Составление осуществляется на бланке произвольного вида. Здесь все зависит от усмотрения аккредитованной организации. При этом, существует ряд требований к оформлению. Чтобы отказное письмо гарантированно отвечало всем необходимым критериям, лучше привлечь опытных специалистов компании Certification Group. Данная компания с 2007 года занимается выдачей таких документов. Обязательно должны быть следующие данные:
- наименование организации, выписавшей документ;
- название компании, обратившейся за бумагой;
- присвоенный порядковый номер и дата регистрации; сведение о продукции;
- ФИО и подпись начальника аккредитованной компании.
Часто в письме имеется выписка из актуального нормативно-законодательного акта. Определенные разновидности писем подтверждают отсутствие надобности в:
- фитосанитарном документе;
- декларации и сертификате пожарной безопасности;
- удостоверения Минздрава;
- свидетельстве государственной регистрации ТС;
- сертификате ТР ТС и ГОСТ Р.
На какой срок оформляется отказное письмо?
Чаще всего документ действует вплоть до внесения изменений в ПП, прочие регулирующие документы. Порядок оформления
- Обращение в специализированную компанию и подача заявки.
- Подготовка пакета документов.
- Проверка товаров и рассмотрение предоставленных материалов.
- Если объект отсутствует в указанных перечнях, то выдается отказное письмо.
- Ответственность за достоверность данных лежит на заявителе. Стоимость оформления документа зависит от его разновидности.
Какие бумаги нужно предоставить?
Для таможенного письма:
- код ТН ВЭД ( если известен);
- техническое описание;
- информационная карточка, в которой содержатся реквизиты предприятия;
- ксерокопия договора на поставку;
- заявление.
Для торговли понадобятся:
- полная информация о товаре (торговая марка, изображение, артикул);
- точное название и коды из классификаторов;
- регистрационная и учредительная документация компании.
